Als ondernemer ontkom je er niet aan: ‘administratie’. Maar hoelang moet je een administratie bewaren? Een ondernemer moet zijn administratie 7 jaar bewaren. Voor gebouwen is dat zelfs 10 jaar. Dit is een wettelijke regel, maar een betrouwbare administratie is ook essentieel voor een goede bedrijfsvoering.

Wat moet je allemaal bewaren?

• Alle facturen dus inkoopfacturen en verkoopfacturen
• Alle kasbonnen
• Bankafschriften
• Contracten
• Urenregistratie, agenda’s of andere afspraakboekjes*
• Correspondentie, dus alle mails

* Hiermee kun je bijvoorbeeld aantonen dat je minstens 1225 uur aan je onderneming hebt besteed en dus in aanmerking komt voor de zelfstandigenaftrek!

Hoe moet je de administratie bewaren?
In principe in de vorm zoals je de administratie hebt gemaakt of ontvangen. Dus alle digitale gegevens moet je digitaal bewaren. Je moet er voor zorgen dat deze gegevens snel toegankelijk zijn bij een controle van de belastingdienst.

Waarom moet je je administratie zo lang bewaren?
Het is natuurlijk van belang voor een goede bedrijfsvoering en als bewijs voor gedane transacties. Maar aan de hand van jouw administratie controleert de belastingdienst de aangiften btw en inkomstenbelasting. Als jouw administratie niet deugdelijk is, mag de belastingdienst het te betalen belastingbedrag schatten. En dat zal nooit in het voordeel van de ondernemer uitvallen.

Groet Henny